Datensicherung für Arztpraxen – Backup, das sich auch zurückspielen lässt
Eine Datensicherung ist erst dann eine Datensicherung, wenn Sie damit eine Praxis wieder zum Laufen bringen. Wir richten Backups für Arztpraxen und MVZ in Berlin und Brandenburg ein, überwachen die Protokolle täglich und prüfen, ob sich die Daten tatsächlich zurückholen lassen.
Der Ernstfall sieht selten spektakulär aus: Montagmorgen, der Server startet nicht mehr, oder eine Mitarbeiterin öffnet einen Anhang und im Laufe des Vormittags werden die ersten Dateien unlesbar. Die Frage ist dann nie, ob gesichert wurde – sondern wie alt die letzte brauchbare Sicherung ist und wie lange es dauert, bis wieder Patienten aufgerufen werden können.
Auf dieser Seite finden Sie, warum die Festplatte am Server keine Sicherung ist, wie wir das 3-2-1-Prinzip in einer Praxis umsetzen, was wir täglich kontrollieren und wie eine Wiederherstellung im Ernstfall abläuft.
Warum eine externe Festplatte als Datensicherung nicht unbedingt ausreichend ist:
In vielen Praxen hängt eine USB-Festplatte am Server, und irgendjemand tauscht sie freitags. Als Gedanke ist das richtig, als Schutz reicht es nicht:
- Die Platte liegt im selben Raum wie der Server – bei Wasserschaden, Brand oder Einbruch ist beides weg
- Sie ist dauerhaft angeschlossen und beschreibbar, also verschlüsselt ein Erpressungstrojaner die Sicherung gleich mit
- Niemand sieht die Protokolle. Sicherungen laufen oft monatelang auf Fehler, ohne dass es auffällt
- Es hat nie jemand zurückgespielt. Ob die Sicherung brauchbar ist, zeigt sich sonst erst im Ernstfall
Dazu kommt die Aufbewahrung: Patientendokumentation ist in der Regel zehn Jahre aufzubewahren, für bestimmte Aufzeichnungen gelten längere Fristen. Eine Sicherung, die alle sieben Tage überschrieben wird, hilft Ihnen dabei nicht.
Das 3-2-1-Prinzip in der Praxis
Die Faustregel ist alt und immer noch richtig: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, eine davon außer Haus. In einer Arztpraxis sieht das so aus:
- Die Produktivdaten auf Server und Arbeitsplätzen – das, womit Sie täglich arbeiten
- Die Sicherung im Haus auf einem eigenen Sicherungsspeicher (NAS) mit Snapshots – von dort geht eine Rücksicherung am schnellsten
- Die verschlüsselte Zweitkopie in einem deutschen Rechenzentrum – für den Fall, dass in der Praxis selbst etwas passiert
Verschlüsselt wird vor der Übertragung, die Schlüssel bleiben bei Ihnen beziehungsweise in unserer Verwaltung – im Rechenzentrum liegen keine lesbaren Patientendaten.
Was wir sichern
- Praxissoftware und Datenbank – konsistente Sicherung des Servers, abgestimmt auf die Vorgaben des Herstellers
- (Arbeitsplätze – Mac- und Windows-Rechner als komplettes Abbild, damit ein defektes Gerät nicht zur Neuinstallation wird)
- Dateiablagen – Briefe, Befunde, Scans, Abrechnungsunterlagen, Formulare
- Virtuelle Maschinen und Serverdienste, sofern in der Praxis im Einsatz
- Postfächer und Daten aus Microsoft 365, wo Sie damit arbeiten
- Konfigurationen von Firewall, Netzwerk und Telefonanlage – oft vergessen und im Ernstfall der halbe Wiederaufbau
Schutz vor Verschlüsselungstrojanern
Der häufigste Grund für eine Wiederherstellung ist heute kein Hardwaredefekt, sondern Schadsoftware. Deshalb bauen wir die Sicherung so, dass ein übernommener Arbeitsplatz sie nicht mitreißt: Der Sicherungsspeicher ist kein normales Netzlaufwerk, er arbeitet mit eigenen Zugangsdaten, und die Snapshots lassen sich von den gesicherten Rechnern aus nicht löschen.
Ergänzend gehört die Sicherung in ein eigenes Netzsegment – wie das im Zusammenspiel mit dem übrigen Netz aussieht, steht auf unserer Seite zu Praxisnetzwerk und WLAN.
Überwachung: jeden Morgen ein Blick auf die Protokolle
Eine eingerichtete Sicherung ist der Anfang, nicht das Ergebnis. Wir werten die Sicherungsprotokolle Ihrer Systeme arbeitstäglich aus: Was fehlerfrei durchgelaufen ist, sehen wir auf einen Blick; Warnungen und sogar Fehler aber auch!
Typische Fälle sind harmlos, solange sie jemand bemerkt: ein Rechner, der abends nicht mehr an war, ein voller Speicher, ein Job, der seit dem Update hängt. Unbemerkt werden daraus Wochen ohne gültige Sicherung.
Wiederherstellung: der einzige Test, der zählt
Auf Wunsch spielen wir Ihre Sicherungen regelmäßig testweise zurück und halten fest, was dabei herauskommt – inklusive der Zeit, die es gebraucht hat. Damit wissen Sie vor dem Ernstfall, woran Sie sind: wie schnell eine einzelne gelöschte Datei wieder da ist, wie lange ein kompletter Server braucht und ab wann wieder Patienten aufgerufen werden können.
Für Praxen mit Wartungsvertrag halten wir diese Zeiten schriftlich fest, statt sie im Ernstfall zu schätzen.
Unser Leistungsumfang rund um die Datensicherung
- Aufnahme – was muss gesichert werden, wie aktuell muss es sein, wie schnell muss es zurück
- Sicherungskonzept – Zeitpläne, Aufbewahrungszeiträume, Verantwortlichkeiten, schriftlich festgehalten
- Einrichtung – Sicherungsspeicher in der Praxis, Sicherungsaufträge für Server, Arbeitsplätze und Dienste
- Verschlüsselte Zweitkopie in einem deutschen Rechenzentrum, mit passendem Auftragsverarbeitungsvertrag
- Arbeitstägliche Überwachung der Sicherungsprotokolle mit Eingriff bei Fehlern
- Regelmäßige Rücksicherungstests mit Protokoll für Ihre Unterlagen
- Dokumentation für Datenschutz und IT-Sicherheit – technische und organisatorische Maßnahmen, Aufbewahrung, Löschregeln
- Betrieb – Anpassungen bei wachsendem Datenvolumen und Support im Rahmen von IT Support und Wartung
Passt zusammen mit dem Rest Ihrer Praxis-IT
Die Datensicherung hängt an Ihrem Praxisnetz, an Ihrem Server und an Ihrer Praxissoftware. Als zertifizierter tomedo® Installationspartner planen wir sie im Zusammenhang mit dem übrigen Betrieb, statt sie als Einzelprodukt danebenzustellen. Einen Überblick über alles Weitere finden Sie bei unseren IT-Leistungen für Arztpraxen.
Warum Sie die Datensicherung bei uns einrichten lassen sollten
- Kontrolle statt Vertrauen – die Protokolle werden arbeitstäglich ausgewertet, nicht einmal im Quartal
- Getestete Rücksicherung – wir prüfen regelmäßig, ob sich die Daten zurückholen lassen, und dokumentieren es
- Ein Ansprechpartner – Server, Netzwerk, Praxissoftware und Sicherung kommen aus einer Hand
- Vor Ort in Berlin und Brandenburg – im Ernstfall stehen wir in Ihrer Praxis und nicht in einer Warteschleife
- Unterlagen inklusive – Vertrag, Leistungsbeschreibung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Maßnahmenbeschreibung
Häufige Fragen zur Datensicherung in der Arztpraxis
Reicht die Festplatte am Server nicht aus?
Als einzige Sicherung nicht. Sie steht im selben Raum, ist dauerhaft beschreibbar und wird selten kontrolliert. Als schnelle Zwischenstufe kann eine lokale Kopie sinnvoll sein – aber nur zusätzlich zu einer Zweitkopie außer Haus.
Wo liegen unsere Daten in der Cloud?
In einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Daten werden vor der Übertragung verschlüsselt, sodass der Betreiber sie nicht lesen kann, und der Auftragsverarbeitungsvertrag hält den Verarbeitungsweg fest.
Wie lange dauert eine Wiederherstellung?
Eine einzelne Datei ist in Minuten zurück. Ein kompletter Server dauert je nach Datenmenge Stunden – aus der lokalen Sicherung deutlich schneller als aus der Zweitkopie. Wie lange es bei Ihnen dauert, messen wir beim Rücksicherungstest, statt es zu schätzen.
Wie oft wird gesichert?
Server und Praxissoftware in der Regel täglich außerhalb der Sprechzeit, wichtige Daten auch mehrmals täglich. Wie viel Arbeit Sie im schlimmsten Fall verlieren dürfen, legen wir vorher gemeinsam fest – daran hängt der Zeitplan.
Lässt sich eine laufende Praxisdatenbank überhaupt sichern?
Ja, wenn die Sicherung dafür vorbereitet ist. Wir sichern konsistent und nach den Vorgaben des Softwareherstellers, damit die Datenbank nach der Rücksicherung auch startet und nicht nur die Dateien vorhanden sind.
Wie lange werden Sicherungsstände aufbewahrt?
Das legen wir im Sicherungskonzept fest – typischerweise mehrere Wochen in kurzen Abständen und darüber hinaus einzelne ältere Stände. Maßgeblich sind Ihre Aufbewahrungspflichten und der Platzbedarf.
Was kostet Managed Backup?
Der Preis richtet sich nach dem gesicherten Datenvolumen und dem Umfang der Betreuung und läuft monatlich. Wir erstellen Ihnen gern auf Wunsch ein entsprechendes Kostenangebot. Sprechen Sie uns an.
Sprechen wir über Ihre Datensicherung
Schreiben Sie uns kurz, was heute gesichert wird und wer das kontrolliert. Wir sagen Ihnen, wo die Lücken sind – und was es braucht, damit Sie im Ernstfall am selben Tag weiterarbeiten können.
- Telefon: 030 211 83 80 83
- E-Mail: info@praxissoftware.berlin
- WhatsApp: Nachricht senden