Digitale Zeiterfassung für Arztpraxen mit Timemaster
Arbeitszeiten des Praxisteams erfassen, ohne Zettel am Empfang und ohne Excel-Liste, die am Monatsende jemand abtippt: Wir richten die digitale Zeiterfassung Timemaster in Arztpraxen und MVZ in Berlin und Brandenburg ein – Terminal, Software, Ausweise und die Übergabe an die Lohnabrechnung.
In den meisten Praxen läuft die Zeiterfassung noch über eine Liste im Personalraum. Das funktioniert, solange niemand vergisst einzutragen, niemand krank wird und niemand nachrechnet. Spätestens beim Übertrag der Überstunden, bei Teilzeitmodellen oder bei der Frage, wie viel Urlaub die Kollegin noch hat, wird daraus Handarbeit – jeden Monat aufs Neue.
Auf dieser Seite finden Sie, was rechtlich gefordert ist, wie Timemaster in einer Praxis aussieht, was wir übernehmen und woran Sie bei Datenschutz und Einführung denken sollten.
Was rechtlich verlangt ist
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 gilt: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Das betrifft auch Arztpraxen mit wenigen Angestellten.
Eine gesetzliche Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz – unter anderem zur Frage, ob elektronisch aufgezeichnet werden muss und welche Übergangsfristen für kleine Betriebe gelten – ist angekündigt, aber bislang nicht in Kraft. Wer heute auf ein System umstellt, das die Daten ohnehin elektronisch führt, ist auf beide Varianten vorbereitet. Für die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls fragen Sie bitte Ihre Rechtsberatung; wir kümmern uns um die Technik.
Timemaster in der Praxis
Timemaster ist ein deutscher Anbieter, bei dem Software und Hardware aus einer Hand kommen. In einer Arztpraxis sieht die Lösung meist so aus:
- Ein Terminal im Personalbereich – buchen mit Ausweis oder Transponder, ohne dass jemand einen Rechner hochfahren muss
- Buchung am Rechner oder mobil für alle, die nicht am Terminal vorbeikommen – etwa im Homeoffice, in der Abrechnung oder bei Außenterminen
- Die Auswertung im Browser – Arbeitszeitkonten, Überstunden, Pausen, Fehlzeiten auf einen Blick statt am Monatsende zusammengerechnet
- Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mit Anträgen und Freigaben, damit die Besetzung der Sprechstunde planbar bleibt
- Arbeitszeitmodelle für Vollzeit, Teilzeit, Minijob und wechselnde Dienste, wie sie in Praxen üblich sind
Timemaster gibt es in zwei Betriebsarten: als Cloud-Variante Timemaster GO, die monatlich abgerechnet wird, und als Timemaster LOCAL zur Installation auf einem Rechner in der Praxis, bei dem die Daten das Haus nicht verlassen. Welche Variante passt, hängt an Ihrer Praxisgröße, an vorhandener Serverhardware und daran, wie Sie mit Beschäftigtendaten umgehen wollen – wir rechnen beides durch.
Was das im Praxisalltag ändert
Kein Abtippen mehr. Die Stunden stehen fest, sobald gebucht wurde. Am Monatsende gibt es eine Auswertung statt einer Rechenaufgabe – und die Zahlen lassen sich für die Lohnabrechnung oder Ihre Steuerkanzlei übergeben.
Weniger Diskussionen. Überstunden, Pausen und Resturlaub sind für alle sichtbar dokumentiert. Das nimmt Gesprächen im Team die Schärfe, weil niemand aus dem Gedächtnis argumentieren muss.
Planbare Besetzung. Wer sieht, wie Urlaubsanträge und Dienste zusammenpassen, merkt früher, wenn in der Sprechstunde jemand fehlt – und nicht erst in der Woche davor.
Datenschutz und Einführung im Team
Zeiterfassungsdaten sind Beschäftigtendaten. Dazu gehören klare Festlegungen: welche Daten erfasst werden, wer sie einsehen darf, wie lange sie aufbewahrt und wann sie gelöscht werden. Bei der Cloud-Variante kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter dazu, bei der lokalen Installation die Absicherung des Rechners, auf dem die Daten liegen. Diese Punkte klären wir bei der Einrichtung mit und halten sie schriftlich fest.
Ebenso wichtig ist der Umgang im Team: Eine Zeiterfassung, die als Kontrollinstrument eingeführt wird, erzeugt Widerstand. Eine, die Überstunden endlich sichtbar macht, wird meist begrüßt. Wir richten das System so ein, dass jede und jeder die eigenen Stunden einsehen kann – das nimmt der Umstellung die Spitze.
Unser Leistungsumfang rund um die Zeiterfassung
- Beratung – Cloud oder lokale Installation, Zahl der Terminals, Ausweise oder Transponder, benötigte Module
- Beschaffung – Terminal, Zubehör und Lizenzen als Berliner Timemaster-Partner
- Installation – Montage und Netzanbindung des Terminals, Einrichtung der Software, Anbindung an Ihr Praxisnetz
- Einrichtung Ihrer Regeln – Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen, Zuschläge, Urlaubsansprüche, Feiertage
- Übergabe an die Lohnabrechnung – Auswertungen und Exporte für Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerkanzlei
- Einweisung – für das Team am Terminal und für die Praxisleitung in den Auswertungen
- Betrieb – Updates, Anpassungen bei neuen Arbeitszeitmodellen und Support im Rahmen von IT Support und Wartung
Passt zusammen mit dem Rest Ihrer Praxis-IT
Das Terminal hängt am selben Netz wie Praxissoftware, Telefonanlage und Selbstanmeldeterminal, die Daten laufen in dieselbe Datensicherung. Deshalb betreuen wir die Zeiterfassung nicht als Einzelprodukt, sondern als Teil Ihrer Praxis-IT. Für Betriebe außerhalb des Gesundheitswesens führen wir Timemaster unter timemaster.berlin.
Warum Sie die Zeiterfassung bei uns einführen sollten
- Berliner Timemaster-Partner – wir beraten, liefern, installieren und betreuen, statt Sie an eine Hotline zu verweisen
- Praxiserfahrung – wir kennen die Arbeitszeitmodelle, die in Praxen tatsächlich vorkommen: Teilzeit, Springerinnen, Auszubildende, wechselnde Sprechzeiten
- Ein Ansprechpartner – Netzwerk, Praxissoftware und Zeiterfassung laufen bei denselben Leuten zusammen
- Vor Ort in Berlin und Brandenburg – Montage, Einweisung und Störungen erledigen wir in der Praxis
Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung in der Praxis
Müssen wir die Arbeitszeit überhaupt erfassen?
Ja. Die Pflicht ergibt sich bereits aus der Rechtsprechung von Europäischem Gerichtshof und Bundesarbeitsgericht in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz. Offen ist nur, in welcher Form der Gesetzgeber das im Arbeitszeitgesetz künftig festschreibt.
Reicht eine Excel-Liste nicht aus?
Sie erfüllt die Anforderungen nur mit Disziplin und wird schnell unübersichtlich: nachträgliche Einträge, Übertragungsfehler, keine nachvollziehbare Historie. Eine digitale Erfassung nimmt Ihnen die Rechnerei ab und ist im Zweifel nachvollziehbar dokumentiert.
Cloud oder Installation in der Praxis?
Beides geht. Die Cloud-Variante ist schnell startklar und monatlich abgerechnet, die lokale Installation hält die Daten im Haus und ist eine einmalige Anschaffung. Wir schauen uns an, was zu Ihrer Praxisgröße und Ihrer vorhandenen Technik passt.
Wie buchen Mitarbeitende, die nicht am Terminal vorbeikommen?
Über den Browser am Arbeitsplatz oder mobil. Für Praxen mit mehreren Standorten lässt sich pro Standort ein Terminal aufstellen, ohne dass die Auswertung auseinanderfällt.
Was passiert mit vergessenen Buchungen?
Die lassen sich nachtragen – nachvollziehbar, mit Vermerk, wer wann korrigiert hat. Genau das unterscheidet ein System von der Liste im Personalraum.
Wie lange dauert die Einführung?
Terminal aufhängen, anschließen und einrichten ist meist an einem Tag erledigt. Länger dauert das, was davor kommt: Ihre Arbeitszeitmodelle, Pausen- und Urlaubsregeln sauber zu beschreiben. Das machen wir gemeinsam, bevor das Gerät in der Wand hängt.
Was kostet die Zeiterfassung?
Das hängt an der Betriebsart, der Zahl der Beschäftigten und der Anzahl der Terminals. Wir stellen Ihnen ein Angebot für Ihre Praxis zusammen, statt mit einem Startpreis zu werben, der auf Sie nicht zutrifft.
Sprechen wir über Ihre Zeiterfassung
Schreiben Sie uns kurz, wie viele Personen bei Ihnen beschäftigt sind, wie die Arbeitszeiten geregelt sind und wie heute erfasst wird. Wir schlagen Ihnen eine passende Variante vor – und sagen Ihnen, was Sie an Vorarbeit einplanen sollten.
- Telefon: 030 211 83 80 83
- E-Mail: info@praxissoftware.berlin
- WhatsApp: Nachricht senden